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會展活動策劃人員管理

2018-07-19

展出工作必須明確分工,一人負責全面協調,其他人負責指定范圍的工作。

  首先,會展策劃公司要任命項目經理和項目協調人,并授予相應的職權。項目經理是后臺,工作的總負責人,其職責是:選擇或參與選擇籌備人員和展臺經理;制定工作內容和日程并根據實際情況和條件調整工作內容和日程;編制、調整預算并控制經費開支;監督、協調、管理籌備人員的工作;與展臺經理共同選擇、培訓展臺人員;參與評估及總結展出工作。

  就其次, 根據需要確定各方面的負責人,如宣傳聯絡、展品運輸、設計施工、行政后勤、財務管理等方面。

  再次,任命展臺經理。展臺經理是前臺工作的總負責人。如果有條件,應該由項目經理兼任。展臺經理的主要責任是:根據公司營銷及市場戰略,參與確立展出目標,決定在展覽會上如何開展貿易工作;與項目經理協調安排戰前宣傳;選擇展臺人員并安排展臺工作培訓;協調、監督、管理展臺工作;安排展后評估、總結工作;安排、監督展覽后續工作。

為用人 員分工情況可以用聯絡表的形式編印出來。內容包括人員姓名、職權、聯系地址。聯絡表可以包括外部單位,如支持單位、接待單位、運輸公司、運輸代理、設計施工公司、道具公司、廣告代理、花草公司、電信公司等。聯絡表分籌備聯絡表和展臺聯絡表,分別用于籌備和展出階段。

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對展覽有關人員進行有效的管理是展出成功的基本保證。展覽人員管理的突出特點是臨時性。對大部分參加展覽甚至工作的人員來說,展覽工作只是其全部工作的一部分,也就是一小部分。

籌備組、展出組也是臨時組建的機構,也就是說工作是臨時的、人際關系是臨時的。這種臨時性可能表現為當事人工作不全力以赴,同志之間、上下級之間關系松散,合作比在正常環境下難度要大一些。把臨時組織起來的展覽人員管理好,從而將臨時性的展覽工作做好,需要比正常情況更下大功夫。展覽人員管理工作主要是選人和用人。

  (一)選人

  應從技術、能力和性格各方面選擇展覽有關人員。技術在這里是指知識和經驗。展覽需要多方面的專業技術,根據這些需要選擇和培訓有相應知識和經驗的人員。這一點對展臺推銷人員尤其重要,通過選擇和培訓使展覽相關人員具備相應的技術。能力在這里主要是指領導、協調、合作、交際等方面的能力。這些方面的能力對展覽工作相當重要,包括項目經理領導籌備人員,籌備人員之間合作與協調,展覽人員與外部人員的交際等等。缺乏這方面能力的人員不容易做好展覽工作。

  (二)用人

  用人既要用科學手段也要用藝術手段。科學手段主要是分工、監督、協調、評估。分工是確定每個人的責任、權利和工作內容,分工要落實到人。監督是了解人員工作情況,包括工作態度、工作質量、工作進度等,監督同時也是一種壓力,促使當事人努力工作。協調是均衡地調配人與工作,張弛有度。監督和協調是一項日常性工作,但是會議也是重要方式,要定期召開檢查、監督會。評估是在工作結束時對人員和其工作的全面總結和評價。評估的方式是平時觀察積累和展覽完成之日召開總結會。藝術手段主要是鼓勵、表揚、獎賞、批評和處罰等。這實際上是一種思想工作,是精神上的管理。由于展覽工作的臨時性,管理人員傾向于多使用獎勵的積極手段而避免使用處罰的消極手段,要多鼓勵、多表揚,通過鼓勵、表揚激勵展覽人員的積極性和主動性。


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