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會展策劃公司展覽執行預算

2018-07-24

會展策劃公司展覽費用有了預算還不夠,還必須對預算進行調整,對開支進行控制,總之要對展覽費用進行管理。管理展覽費用有幾條原則:  是選定一個人負責全部直接開支,明確費用標準和使用的權限及范圍,交代清楚展出日標和預算額,并向全體籌備人員說明;二是不輕易改變授權,不輕易干涉被授權人的決定;三是不要保密,要將預算限額告知有關的人員,包括外部的承包商,在實際工作中改變主意也是很正常的事,但任何改變都應有充分的經營理由。如果有充足的理由,即使會造成額外開支,甚至損失,應該改變的還是要改變。最好的方法是仔細地調研、認真地決定、周密地安排。應指出的是改變的時間與展覽會開幕日期越近,可能產生的額外費用越高。

  由于預算是根據估計制定的,因此不一定準確,需要不斷地調整。至少每兩個月要檢查一次, 發現問 題就進行調整,以使預算符合實際情況和需要。計劃方案里的工作項目,不要因為經費短缺而取消,雖然這會節省一些費用,但是卻可能影響其他工作的開展,導致整體效果的下降。

預算必須適用于當前情況;應記錄下所有已經收到的收益和已付費用。在預算執行過程中有兩種記賬方法:現金記賬法和權責發生制記賬法。

  (一)現金記賬法

  現金記賬法是指當收益實際收到、費用實際支付時才記錄下收益和費用。當收到支票并且已經存人自己賬戶時才將收益加到預算中;實際收到發票并且已付款時才將費用扣除。這種會計記賬法對按合同約定的收益和費用不在考慮之內。現金記賬法與權責發生制記賬法相比有很多缺點,但是它較為簡易。

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  (二)權責發生制記賬法

  權責發生制記賬法是將能夠預計到的收人和費用都記錄在賬上,報賬則要等到收入或費用預期發生的那個月份。把應付科目的資金留出來,這樣在需要支付時便能拿出這筆款項而不是已用于它處了。這一點就像一個人把錢存放在私人賬戶中準備每月支付或分期付款。當某項應計科目真正收到或支出時,在其保留支出數或收人數中沖減掉而成為實際的收益或費用。

  (三)活動間隔

  為使預算不至處于負債中,必須保持與以往相適應的速度。例如,一個計劃為期四個月的項目,預算中預期有10萬美元的收益,根據以往經驗,應該清楚在這四個月里現金流人預算的速度。如果以前第一個月收到的收益占25%,第二個月占50%,第三個月占25%,那么其目標應該是到計劃期的第三個月底已收到預算收益的100%。這樣做很重要,因為公司很有可能是根據收益來制定費用。

  如果收益滯后了,就需要控制成本,尤其是可變成本。有很多因素會影響到公司的現金流動速度,如節假日、行業的競爭性活動或郵寄的拖延。無論是哪種原因出現,都需要削減費用以便能實現項目的財務目標。

  應該在整個項目計劃期中經常檢查預算,最好每周查閱和更新預算。預算并不是一成不變的,它只是工作的工具。

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