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會展策劃公司展覽物資管理

2018-07-25


  (一)印發資料

  印發宣傳資料是展覽物資管理工作的組成部分,同時也是展臺貿易工作的組成部分,對展出效果有直接影響。宣傳資料主要用于展覽會之前向目標觀眾和新聞界寄發,以及展覽會期間在展臺上散發。宣傳資料在展覽會之前、之中、之后都有重要的作用。

 1.展覽會資料  展出者在準備編印宣傳資料之前,可以先了解展覽會組織者已安排或將安排編印哪些資料,以避免重復,以充分利用展覽會的宣傳資料。

  對展出者而言,展覽會資料中最重要的可能是展覽會目錄。正規的展覽會都會印制展覽會目錄。展覽會目錄是展覽會的綜合介紹,內容包括展覽會性質、目的、內容、規模特點、展出者情況(包括名稱、地址、展臺負責人姓名、展品、當地代理名稱、地址、展出目的等)、場地平面圖、組織者有關情況、展出者和展品的分類檢索等。專業觀眾大都會購買此目錄。目錄對參觀者有兩個主要作用:一是在展覽會前作為參觀指南,很多觀眾習債于先在閱目錄再決定參觀路線和展臺:二是在展覽會后作為備在資料,這一個作用最為重要,展覽會目錄的壽命比展覽會長,因此不要輕視目錄。但是面向廣大消費者的消費品展覽會的目錄價值并不很大,如果免費刊登展出者情況,展出者可以利用,如果收費則可以放棄。

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  會展策劃公司展出者可以利用的展覽會資料還有展覽會海報、參觀者手冊、航郵手冊、張貼、展覽會明信片、不干膠標志、場地圖、人場券等。《航郵手冊》與《參觀者手冊》內容、尺寸相同,使用輕、薄紙印制,適宜郵寄。這些資料多留有空白處,展出者可以在這些宣傳資料.上加印自己的標識,  比如公司商標、公司名稱和地址、展館號、展臺號、電話號碼等,再寄給自己的客戶。

  2.展出者資料  展出者需要編印一些自己的宣傳資料。基本資料有展臺小冊子、公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格單等。

  展臺小冊子是展出者的主要資料。展臺小冊子封面應標明展覽會名稱、日期、地點以及展臺和展館的位置、號碼。小冊子內容包括展覽會概況、展覽會活動安排、展臺情況(包括規模、目的、性質、組織者、參展者、地址、展品情況照片、展臺人員姓名、展出地代理名稱、地址)等,小冊子封底可以有標明展臺位置的場地平面圖、標明展館位置的交通圖等。展覽小冊子主要用于直接發函和展臺散發。公司介紹、產品目錄、產品介紹、價格單等可以利用公司現有資料,也可以專門編印,根據需要和條件安排。

  如果是集體展出,集體展出組織者應編印宣傳資料,每個參展者也應編印自己的宣傳資料。組織者要指導參展者作好宣傳資料編印工作,向參展者提供技術指導和支持,并可規定一些統一的要求。

  3.資料編印  宣傳資料具有廣告作用,為了給潛在客戶和新聞界留下良好的和深刻的印象,要強調質量精良。安料編印環節多、周期長,因此要制定資料編印計劃。首先要 確定資料種類、內容、數量;其次規定統一的風格、色調標志等,這樣更容易建立形象,給人印象更深。最后是制定工作日程,包括收集材料、編寫、修改、審核、文字定稿圖片定稿、翻譯、編排、制版、校對、印刷、裝訂、運輸等時間和截止期。計劃時間可以留有一定余地,以備應急,計劃日程要嚴格執行。資料編印預算也要確定,如果有可能,將紙張質量、印刷數量、色彩、格調、尺寸等細節也確定。


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